Un business qui cartonne est un business sain... et pour être sain, il faut protéger ses documents confidentiels et mettre à l’abri les données personnelles... L’employeur est en principe le seul responsable de la sécurité et de la santé dans l’entreprise. Il doit prendre les bonnes mesures adéquates afin d’assurer une prévention globale des risques. Vous l’aurez compris, pour entreprendre en toute sécurité, être paré contre le vol d’identité, éviter d’être victime d’espionnage économique et industriel, il est indispensable de mettre en place une solution de destruction sécurisée au sein de votre organisation. Cette démarche passe par 9 étapes essentielles. Lumière sur le protocole à suivre pour s’équiper sans se tromper !
Au bureau, il est indispensable de protéger les données confidentielles en les détruisant au destructeur de papier. Celui-ci s'impose donc comme un élément indispensable au sein d’une organisation. En fonction des pôles de chaque entreprise, le type de document à détruire va différer.
Quotidiennement, des centaines de documents sont imprimés, peu importe la taille et le secteur d’activité de l’entreprise. Certains revêtent un caractère confidentiel car ils contiennent des données personnelles, aussi bien à l’égard des clients, employés, fournisseurs, partenaires, où de l’entreprise elle-même. De prime abord, ces informations peuvent sembler anodines mais elles peuvent s’avérer être en réalité génératrices de très graves préjudices.
Incroyable paradoxe à noter : nous sommes équipés de dispositifs à la pointe de la technologie afin de se protéger contre les vols de biens matériels (serrures et systèmes d’alarmes toujours plus sécurisés) … ainsi que les datas informatiques (Antivirus, firewall..) mais nous jetons à la poubelle inconsciemment des liasses de papiers que nous considérons comme de la « paperasse administrative » comportant bons nombre de données confidentielles… sans avoir conscience qu’en faisant cela, on expose l’entreprise au risque d’usurpation d’identité professionnelle, espionnage économique et industriel…
A retenir : l’intégralité des documents comportant des données confidentielles qui peuvent conduire à l’usurpation d’identité doit être détruit en toute sécurité dans un destructeur de papier. Mais attention, un simple document comportant des données personnelles doit être soumis au même régime de destruction.
Quelles sont les conséquences d’une usurpation d’identité pour une entreprise ?
L'engagement de sa responsabilité en cas de fuite de données concernant ses clients ou ses employés (Code pénal article 226-22).
La perte de marché, perte de compétitivité, perte d'avantages concurrentiels, perte de technologie, divulgation de processus de fabrication…
Les entreprises peuvent aussi se faire voler leur identité. Visées par des criminels, qui pour faire du commerce peuvent utiliser l'identité usurpée de la compagnie pour commander des marchandises et des services auprès de fournisseurs.
Que doit détruire chaque service ?
- Commercial : Clientèle, prospects, partenaires, fournisseurs…
- Marketing : Projets, nouveaux produits, plans stratégiques, nouvelles campagnes…
- Finance et comptabilité : Situation financière de l’entreprise, investissements, budgets…
- Ressources humaines : Le personnel, les CV, les rémunérations, plans de recrutement…
- Recherche et développement : Savoir-faire, prototypes, résultats d’analyse…
- Production : Secrets de fabrication…
- Juridique : Contentieux…
- Informatique : CD, DVD, Disques Durs…
9 étapes à suivre pour bien s’équiper !
Le marché de la destruction de documents est immense, il existe plus d’une centaine de modèles et de versions différentes, alors comment choisir le destructeur de papier qui correspond le mieux à ses besoins ?
L’achat d'un broyeur papier doit répondre à un objectif de sécurité : pour que celui-ci soit atteint, il est nécessaire que l'appareil individuel, industriel ou départemental soit parfaitement adapté et dimensionné par rapport au besoin.
Sinon, les risques de bourrages deviendront fréquents et détourneront l'utilisateur final de l'appareil, qui sera alors de moins en moins utilisé et votre investissement sera perdu.
De ce fait, votre confidentialité ne sera plus assurée, avec toutes les conséquences que cela entraîne. Certains destructeurs de documents sont robustes et fiables avec l’assurance d’un excellent rapport prix / performance.
Etape 1 : choisissez le type de coupe du destructeur de documents
Un broyeur papier coupe droite détruit les feuilles en bandelettes, alors qu’une coupe croisée transforme les documents détruits en fines particules. La coupe droite s'adresse à des utilisateurs ayant un très faible besoin de confidentialité, car il est relativement facile de reconstituer une feuille détruite dans ce type de machine. A l’inverse, la coupe croisée, ou coupe particule, offre une sécurité nettement supérieure et offre l’'avantage de réduire significativement le volume de déchets.
Cela dépend de votre domaine d'activité et du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire. La norme ISO/IEC 21964 est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du déchiqueteur de documents : les niveaux de sécurité vont de P1 à P7.
A retenir : plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, semblables à du sable pour certains modèles, et par conséquent plus la reconstitution des documents sera difficile par la suite, voire impossible pour les niveaux de sécurité P6 et P7.
Étape 3 : sélectionnez la catégorie du destructeur de documents, parmi 5 au choix
Individuels : pour 1 utilisateur
Petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs
Bureau : jusqu’à 15 utilisateurs
Départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs
Industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs points de collecte.
- La puissance du moteur
- L'efficience du bloc de coupe
- La qualité de la transmission : la capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.
Étape 5 : souhaitez-vous détruire autre chose que du papier ?
La majorité des destructeurs sont conçus pour détruire le papier, mais certains permettent également de détruire des disques durs, CD, DVD, cartes de crédit, clefs USB.. Attention ! Vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n'a pas été prévue…
Étape 7 : vérifiez les caractéristiques de l’appareil
Cela vous aidera à déterminer la fiabilité et la qualité du destructeur. Commencez d’abord par regarder dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ? Cela est important car le plastique est plutôt à éviter car non résistant sur le long terme, le métal est quant à lui solide mais bruyant. Seul le bois offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit.
Vérifiez également le type de transmission : cette partie mécanique est très sollicitée sur un broyeur papier, donc il est extrêmement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie.
Trois points à contrôler :
- L’appareil est-il équipé d'un système de gestion de l'énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?
- Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles afin de réaliser le tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD).
- Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L'empreinte écologique d'un produit fabriqué en Europe n'est pas la même que s'il vient de l’autre côté de la terre…
Étape 9 : comment bien choisir son fournisseur ?
6 questions à se poser :
- Quelle est la pérennité de ce fournisseur ?
- Connaît-il le marché de la "destruction de documents" ?
- Quelle est son expertise ?
- Quelles sont ses capacités de conseil ?
- Gère-t-il le SAV ? Délai, coût, procédure, stock de pièces détachées ?
- Possède-t-il les matériels en stock? Quels coûts et délais de livraison ?