Tout le monde convient qu’une signature manuscrite est la base de l’authentification des documents papier. Cependant, en ce moment, toutes les activités se font sur internet : entreprise en ligne, banque en ligne... Internet est devenu un cybermonde aussi considérable que la vie réelle. En conséquence, de plus en plus de fichiers sont produits au format numérique. Cependant, une signature devrait être appliquée sur lesdits documents pour proclamer leurs identités et leurs approbations. Cela devrait leur permettre de s’authentifier. Par conséquent, la signature numérique résout efficacement le problème. Grâce à cette technologie, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages tels que l’efficacité, la sécurité, la conformité légale ainsi que l’expérience utilisateur.
Avantage de la signature numérique : efficacité
Chaque entreprise doit toujours essayer de trouver des moyens pour faciliter leurs travaux. Tout le temps disponible est donc octroyé à la réalisation de tâches de gestion répétitives au lieu d’atteindre des objectifs spécifiques. Voilà pourquoi chaque entreprise doit d’optimiser le temps de traitement grâce au travail numérique. La mise en place de la signature électronique peut réaliser une étape complémentaire pour accélérer le développement des affaires.
Au bureau, il n’est plus nécessaire :
- d’attendre le retour des cadres supérieurs pour conquérir leurs signatures ;
- de signer, imprimer, numériser et envoyer manuellement des documents ;
- de ranger en main propre les documents autorisés ;
- de vérifier si le document a été signé par la personne adéquate.
Pour vos clients, il est possible d’accélérer tout le cycle de vie de votre entreprise. La signature électronique :
- lors de la création de contrats, vous permet de gagner du temps
- donne l’accès à toute personne, à l’extérieur et à l’intérieur de l’organisation, d’approuver à des documents sur n’importe quel appareil à tout moment ;
- Simplifier l’ensemble du processus de signature et d’approbation ainsi que le rendre infaillible ;
- offrir le même niveau de confiance et de sécurité qu’avec des documents classiques ;
- vous permet d’effectuer des marchés plus rapidement.
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Avantage de la signature numérique : sécurité
En ce qui concerne les signatures, la sécurité et l’authenticité sont les principales priorités. Chaque type de signature numérique est déjà plus assuré qu’une signature traditionnelle sur papiers. C’est très indubitablement le cas de la signature électronique. À l’aide de cryptage, vous pouvez vous assurer que le document est demeuré intact après sa signature. Grâce à la signature électronique, vous pouvez vous assurer que tous les documents sont signés à chaque fois. Il n’y a aucun risque que certaines feuilles soient supprimées ou ajoutées ultérieurement.
La signature électronique est aussi efficace, car elle est faible sujette aux erreurs. Le contrôle manuel présente des risques plus élevés que les processus automatisés.
Un autre avantage de la sécurité est que les signatures électroniques vous permettent de configurer la gestion du consentement, ce qui est obligatoire dans le RGPD. Vous pouvez librement ajuster le niveau en fonction du type de sécurité requis. Vous souhaitez proposer un mécanisme de signature pour vous abonner aux newsletters ou signer un contrat de 100 000 euros ? Dans ce dernier cas, l’identité de la personne autorisée doit être garantie.
Le transfert de technologie signé dépend du niveau de sécurité. Lorsqu’une sécurité élevée est requise, le cryptage peut être inclus. En mettant le niveau de sécurité approprié, vous pouvez trouver un équilibre adéquat entre sécurité et convivialité.
Avantage de la signature numérique : Conformité légale
Ces dernières années, la majorité des pays du monde ont adopté des règlements et des lois qui accordent l’authenticité de la signature électronique et l’observent comme une signature contraignante. En Europe, grâce à la réglementation eIDAS, nous disposons d’une plate-forme légale qui offre la possibilité à l’utilisation et à la vérification transfrontalière des signatures électroniques. Selon ce règlement, l’ensemble de types de signatures est accordé de la même façon par les tribunaux.
Les signatures numériques fournissent l’authenticité et garantissent que l’identité du signataire est vérifiée. Elle peut être produite devant tout tribunal comme tout autre document écrit signé. En adoptant une solution conforme à la règle en vigueur, vous pouvez vous assurer du respect de ces obligations légales.
Avantage de la signature numérique : expérience usager
L’expérience utilisateur est la conception qu’a le client de son interférence avec votre structure. Elle est réalisée du moment qu’ils sont en contact avec votre entreprise. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour améliorer ces interactions. Ce type de signature offre aux clients l’avantage pratique de signer des documents Word. Tout cela n’importe où afin qu’ils puissent rapidement confirmer les prêts ou effectuer des transactions pendant les vacances.
D’ailleurs, tous les types d’équipements peuvent être employés, ce qui rend les signatures électroniques très conviviales. Plus besoin de piles de papier pour initialiser ou archiver les documents administratifs. Vous ne faites qu’envoyer le contrat par e-mail (manuellement ou automatiquement) et la transaction sera complétée en quelques minutes.